Douanedeclaraties zelf doen of uitbesteden?

Zweetdruppels

Voor veel mensen is het verwerken van douanedeclaraties een bezigheid die erg veel tijd kost.
De vragen die dan in u opkomen zijn logisch. Maak ik gebruik van een logistiek dienstverlener die het gehele douaneproces voor mij uit handen neemt? Of werk ik met zelfgebouwde software of de softwareoplossing van een ICT-dienstverlener? Zoals bij vrijwel alles in het leven hebben beide opties voor- en nadelen. Welke oplossing voor u geschikt is hangt af van verschillende factoren.
Wij helpen u graag alles op een rij te zetten.

Van Sagitta naar AGS3

Het moment om uw huidige proces rondom douanedeclaraties kan eigenlijk niet beter gekozen worden nu de overstap van Sagitta naar het nieuwe douane aangiftesysteem AGS3 volop bezig is.
De Nederlandse douane is het aangiftesysteem Sagitta immers aan het veranderen.
De nieuwe systemen (AGS2 voor import en AGS3 voor export) zorgen voor grote veranderingen bij bedrijven. Dit is een unieke kans om uw huidige douanedeclaraties eens grondig te analyseren.
Bent u tevreden over het aangifteproces voor de douanedeclaraties van uw bedrijf of ziet u wellicht andere mogelijkheden?

Bedrijven die hun douanedeclaraties zelf afhandelen

Bedrijven die declaraties zelf verwerken zijn voor het gemakt onder te verdelen in drie groepen:
1) Organisaties die alle declaraties handmatig verwerken;
2) Organisaties die een eigen systeem gebouwd hebben;
3 Organisaties die een douanesysteem afnemen bij een ICT-dienstverlener

De voor- en nadelen van zelf afhandelen

Vooral bedrijven die een klein aantal declaraties afhandelen kiezen voor een handmatig proces.
Als voordelen ervaren zij dat er geen investering nodig is in software of voor het inhuren van een logistiek dienstverlener. Eén van de nadelen van het handmatig indienen van douanedeclaraties is dat het foutgevoelig is en veel tijd kost. Zowel voor het verwerken zelf maar zeker ook voor het monitoren van alle wijzigingen op douanegebied. Niet alleen de grote, zoals de wijziging van Sagitta naar AGS3, maar ook de regelmatige kleine veranderingen. De vraag is dan natuurlijk of de tijd en foutgevoeligheid opwegen tegen de kosten. Belangrijke overweging voor het zelf doen van douanedeclaraties is dan ook: hoe zorgt u ervoor dat u compliant blijft?

De voor- en nadelen van een eigen douanesysteem

Organisaties die een eigen douanesysteem ontwikkeld hebben ervaren dat ze flexibel zijn in het bouwen van de software. De oplossing kan geheel op maat gemaakt worden en bij softwareaanpassingen kan zelf de prioriteit gesteld worden. De keerzijde is dat de een IT-afdeling vaak geen douanekennis heeft en ICT’ers veelal niet op de hoogte zijn van de regels en veranderingen. Als gevolg daarvan kunnen declaraties ineens niet meer goedgekeurd worden, waar u pas achter komt als uw vrachtwagen of lading niet meer verder mag. Dit zijn grote risico’s die flink in de papieren kunnen lopen.

De voor- en nadelen van het inhuren van een aangekocht softwarepakket

Of het nu gaat om on-premise- of SaaS software (software as a service): veel bedrijven ervaren de kosten van een softwareoplossing als een nadeel. Bij het aanschaffen van software is er minder inspraak is in de planning en een wijzigingsverzoek wordt niet altijd direct uitgevoerd.
Maar als u de kosten van een softwarepakket afzet tegen een proces waarbij u alles zelf moet doen, dan zal een rekensom snel leren dat het kostenverschil niet zo groot is. En u kunt zich met die tijdbesparende uren focussen op uw corebusiness.

Een SaaS-oplossing is juist erg efficiënt qua kosten. Een ICT-dienstverlener moet er namelijk altijd voor zorgen dat de oplossing compliant is. De software wordt grondig getest en als er aanpassingen worden gedaan, worden die direct beschikbaar gesteld. U profiteert van totale ontzorging, omdat de software altijd up-to-date is. Als er onverhoopt toch iets mis gaat, sta je sterk samen met andere afnemers. Je vormt een collectief en geniet van totale ontzorging, de ICT-dienstverlener pakt alles op. Een on-premise oplossing geeft die ontzorging eveneens, maar bij veranderingen komt er een consultant van het bedrijf om een inschatting van de werkzaamheden te maken. Daarna moeten de aanpassingen worden ingepland in de agenda en op de prioriteitenlijst van de ICT-dienstverlener.

De voor- en nadelen van het inhuren van een aangekocht softwarepakket

Overweegt u het gehele douaneproces uit te besteden? Dan is het inhuren van een logistiek dienstverlener een mogelijkheid. Voordeel is dat deze dienstverlener alles voor u regelt en u er zelf geen omkijken naar heeft. U betaalt hiervoor wel een premium prijs en u heeft minder inzicht in uw eigen processen. Daarbij bent u als bedrijf afhankelijk van de deskundigheid van de logistieke partij, dat kan ook risico’s met zich meebrengen.

Kijk voor meer informatie over dit onderwerp op: www.ecconline.nl