GPA

GPA en Compliance nader toegelicht

Er zijn meerdere manieren om aangiften in te dienen bij de Douane. Eén daarvan is de GPA: de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte. Als uw bedrijf de aangifte zelf doet, kunt u ervoor kiezen deze aangiften per transactie in te dienen bij de Douane, maar ook om een GPA te gebruiken.
Als u de GPA hanteert, dan worden aangiften in de tussenliggende tijd niet meer “rood” of “oranje”. De GPA dient u de 10e dag van de volgende maand in.

Meer of minder controle met GPA?

Sommige ondernemers of verantwoordelijken voor de aangiften binnen een bedrijf vermoeden dat de Douane op deze manier minder controleert, maar dit is zeker niet waar. De Douane voert nog steeds controles uit op de juistheid van de aangifte. U moet er dus altijd voor blijven zorgen dat uw aangifte correct wordt ingediend en u compliant bent.

Beginnen met GPA

Als u ervoor kiest om aangifte te doen met behulp van GPA, dan is daar naast de toestemming van de Douane ook de nodige input van uw bedrijf voor nodig. Voordat een GPA kan worden ingediend, moet eerst GPA-software worden geïnstalleerd. Het voordeel van het implementeren van bestaande GPA-software is dat de implementatie van de GPA snel kan worden gerealiseerd.

Inrichten GPA met behulp van mapping

Bij de software is het van belang een goede “mapping” te maken tussen het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) en het WMS (Warehouse Management Systeem). De “mapping” zorgt ervoor dat de juiste gegevens van de juiste plaats worden gehaald.
Denk hierbij aan leveringsplaats, leveringsvoorwaarden, vracht- en verzekeringskosten, factuurprijsberekening, wisselkoershantering en koppeling met andere systemen. De juiste input wordt door de mapping uit het ERP-systeem en WMS gehaald om compliant te zijn.
U moet dus altijd zorgen voor correcte en actuele data.

Controleer en beheer uw informatie in de GPA

Zodra de aangifte is geïmplementeerd en de eerste aangifte is gedraaid moeten controles worden uitgevoerd om te garanderen dat de juiste informatie in de GPA terecht is gekomen.
Het kan namelijk zo zijn dat informatie uit het ERP-systeem en het WMS in een onjuist veld of zelfs helemaal niet zijn verwerkt. Een controle mag niet ontbreken voordat u de GPA verstuurt.
Het is aan te raden om van een aantal regels uit de GPA alle velden te controleren. Zo worden ook onjuiste berekeningen gesignaleerd. Naast het inrichten van de GPA-software is dus de gehele AO/IB (Administratieve Organisatie en Interne Beheersing) van groot belang. Alle informatie in uw organisatie moet van een dusdanige kwaliteit zijn dat de informatie in de GPA correct is.

Lever uw GPA tijdig aan

Bovendien moet de GPA tijdig worden ingediend. De GPA moet voor de 10e dag van de maand na het tijdvak van de aangifte worden ingediend. De GPA van de transacties van de periode 1 november tot en met 30 november moet bijvoorbeeld uiterlijk 10 december bij de Douane binnen zijn. Het is voor het creëren van de GPA van belang dat het bedrijf alle risico’s binnen de organisatie detecteert en maatregelen neemt om deze risico’s te beperken. Het opstellen van procedures, interne en externe controles op de uitoefening van deze procedures is dan ook essentieel voor het borgen van de informatiestromen.

Control framework

Een control framework is een systeem dat er mede voor zorgt dat de interne controlemaatregelen
op de procedures gestructureerd worden om die manier risico’s te beheersen en verminderen.
Bijvoorbeeld procedures op het gebied van logistiek, security, IT, Douane en HR die zorgen voor het beheren van de informatiestromen binnen uw organisatie. Ook het trainen en opleiden van medewerkers is bijvoorbeeld van groot belang. Daarnaast krijgen bedrijven veel informatie van klanten, zoals productspecificaties. Is deze informatie wel correct? Is uw klant en daarbij behorend de informatie betrouwbaar? “Ken uw klant” is erg belangrijk om ervoor te zorgen dat de informatie juist is en betrouwbaar. Een goed ingericht en werkend control framework zorgt ervoor dat uw bedrijf alles onder controle heeft en alle onregelmatigheden vóór het indienen van de GPA zijn gesignaleerd en opgevolgd. De GPA bevat op die manier de juiste informatie en uw bedrijf is ‘’in control’’ en dus compliant. Dat compliance en de GPA samen gaan, blijkt ook uit de controles van de Douane.

Controles van de Douane

Naast de controles die het bedrijf – al dan niet – uitvoert, voert de Douane zogenoemde credibility checks (of legal checks) uit. De checks zijn gericht op bepaalde logische controles van de aangifte.
Naast deze credibility checks voert de Douane andere controles uit op de GPA. De controleresultaten worden met het bedrijf gedeeld en vervolgens worden afspraken gemaakt voor de verbetering van de aangifte. De Douane voert daarnaast in het kader van monitoring bij AEO-ers, bureautoetsen en veldtoetsen uit. De controleresultaten van de GPA spelen een rol bij de bureau- en veldtoetsen.
De resultaten uit de GPA-toetsing worden namelijk gelinkt aan het compliant zijn van de onderneming. Pakt het bedrijf resultaten op of signaleert het bedrijf onregelmatigheden zelf, dan lijkt het bedrijf te laten zien dat het risico’s signaleert en in control is. Dit geldt ook andersom. Wanneer het bedrijf de controleresultaten niet binnen afzienbare tijd oppakt of onregelmatigheden helemaal niet signaleert, dan lijkt het bedrijf niet in control te zijn en dus niet compliant. Voor de beoordeling van de AEO-er speelt dit dus zeker mee.

Conclusie

Compliance en de GPA gaan altijd samen. De GPA moet correcte en complete informatie bevatten
en op tijd worden ingediend. Om de GPA juist en compleet te krijgen, dient u alle processen op de correcte manier uit te voeren en risico’s tijdig signaleren. Compliance speelt een grote rol bij het indienen van een correcte, tijdig ingediende en volledige GPA.

Meer informatie
ECC Online helpt u graag en vakkundig om uw informatiestromen ( waaronder de GPA) binnen uw organisatie te inventariseren en daar waar nodig te verbeteren. Voor vragen of opmerkingen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met:

Peter Mol
Project Manager
M: +31 (0) 6 18 25 25 21
peter@ecconline.nl